宴会やパーティーを成功させるために

サークルで、会社で、結婚式二次会などで宴会やパーティの幹事を引き受ける機会はあると思います。
幹事というと、「引き受けたくない」「何から始めたらいいの?」など悩む人も多いですよね。
幹事の仕事は会場設定・周知・会費集めだけではありません。
そして、良い会になるかどうかは幹事の腕にかかっているといっても過言ではありません。
このように言うと大変さに敬遠されそうですが、大変なぶん、うまくいった時に周囲からの評価はぐっと上がるはず。
是非チャレンジしてみては。

では、幹事業を成功させるためにはどうすればいいのでしょうか。

1.会の主旨を明確にする

歓送別会、忘年会、結婚式二次会、誕生祝い、昇格お祝いなど。
これは幹事を引き受ける際には決まっていることが多いですね。
主旨が明らかになると、主賓や余興などの方向性が明確になるので式次第が組みやすくなります。

2.日程決め、出欠確認

忘年会・歓送迎会シーズンは目当てのお店が満席になってしまうことも。
参加人数が多いと日程決めそのものに時間がかかりがちですので、早めに候補日を設定しましょう。

3.お店予約

日程と出欠人数が決まったら、お店を予約しておきます。
参加予定人数より少し少なめの人数で予約をしておくと、当日キャンセルにも対応しやすくなります。
お店選びは、会の主旨を踏まえて行いましょう。
例えば、退職の送別会であれば落着いた雰囲気の場所、歓迎会は賑やかに、
誕生日会はケーキを出してくれたり、スタッフがバースデーソングを歌ってくれたりするところなど。
インターネットのサイト上で宴会の条件をリクエストすると、
店舗側から案内メールが届くサービスもありますので、利用してみては。

おすすめパーティー会場
http://www.umaimise.co.jp/kitinosho/plan-detail.html
(アクセスも便利で、法人Party・歓送迎会・ウエディング2次会など幅広く対応してる会場です。)

4.お店の下見

確実に会を成功させたいのならば、下見を推奨します。
食事メニューやドリンクのラインナップ、施設の充実度などを事前に確認しておきます。

5.余興準備

賞品付きのビンゴゲーム、クイズや、花束贈呈、メッセージの贈呈などの準備を行います。
出席者の中に一芸を持っている人がいればお願いするのもよいでしょう。

6.当日の進行準備

進行表を作り、簡単なものでいいので司会メモを作っておくとスムーズです。
また、席次表か、席次を決めないのであればくじ引きなどの準備をしておくと良いでしょう。
当日の会計担当や余興担当、誘導担当、お店との対応担当なども割り振っておきましょう。
乾杯(開会時、閉会時)の依頼もしておきましょう。

7.周知

参加メンバにメールなどで当日の周知を行いましょう。
追加の欠席者がいないか、ここで最終確認を取りましょう。

8.二次会の準備

主賓から二次会のリクエストがありそうな会では、二次会のお店の目星をつけておきましょう。

どうでしょうか。
これらの手順をしっかり踏んでおくと、スムーズに進行することができると思います。